Aktieboken är en offentlig handling och måste enligt Aktiebolagslagen (ABL) hållas tillgänglig för insyn. När någon begär att få ta del av den ska den lämnas ut utan onödigt dröjsmål. Bolaget får inte kräva att personen som begär ut aktieboken ska närvara fysiskt för att få tillgång till den. Lagens syfte är att garantera öppenhet och snabb insyn, och att begränsa tillgången strider mot detta.
Digital utlämning är ett krav
Om aktieboken hanteras eller lagras digitalt, ska den alltid lämnas ut digitalt. Det är inte tillåtet att kräva att handlingen enbart lämnas ut i pappersformat eller att på annat sätt försvåra åtkomst. Digital utlämning säkerställer att alla har lika möjlighet till insyn, oavsett var de befinner sig.
Om aktieboken endast finns i fysisk form, är bolaget skyldigt att digitalisera den innan utlämning. Att hänvisa till att aktieboken inte är digital för att fördröja utlämningen är inte godtagbart.
GDPR
Det är inte ovanligt att företag hänvisar till GDPR som skäl för att neka utlämning av aktieboken, men det är inte tillåtet. Aktiebolagslagen har företräde i detta sammanhang, vilket innebär att bolaget måste lämna ut aktieboken vid en begäran. Däremot är det mottagarens ansvar att hantera informationen i enlighet med gällande dataskyddsregler.
Konsekvenser av att inte följa lagen
Om aktieboken inte lämnas ut enligt lagstiftningen kan styrelsens medlemmar hållas personligt ansvariga. Att vägra, fördröja eller på annat sätt förhindra utlämningen kan leda till böter eller fängelse i upp till ett år.
För att undvika rättsliga konsekvenser är det avgörande att bolaget följer lagens krav och ser till att aktieboken alltid är lättillgänglig.
Hur lång tid har bolaget på sig att lämna ut aktieboken?
Justitieombudsmannen (JO) slår fast att besked om utlämning av en offentlig handling ska ges samma dag som begäran görs. Om handlingen behöver tas fram får beskedet endast dröja någon eller några dagar. Därefter ska aktieboken omedelbart lämnas ut.
Detta innebär att bolaget har en kort tidsfrist på några dagar att följa och att onödiga förseningar inte är tillåtna. Att inte följa dessa regler kan få rättsliga konsekvenser. Därför är det viktigt att företag säkerställer en snabb och korrekt hantering av begäran om insyn.
