RAFF-intyget, Redovisning av fordonets funktion i verksamheten, är ett dokument som används för att tydliggöra hur ett fordon används inom en verksamhet. Det visar om fordonet används i tjänsten, privat eller i kombination, och fungerar som ett underlag vid granskning, bokföring eller intern kontroll.
Bakgrund
När ett fordon ägs eller leasas av en verksamhet ska det användas för uppdrag eller ändamål som är kopplade till verksamheten. Om ett fordon används privat i mer än begränsad omfattning uppstår en skattepliktig förmån. Enligt gällande praxis får privat användning ske vid högst tio tillfällen per år eller sammanlagt högst 100 mil.
För att kunna visa att fordonet används korrekt krävs tydlig dokumentation. RAFF-intyget har tagits fram för att ge en strukturerad redovisning av hur fordonet används, var det förvaras och i vilket sammanhang det används i verksamheten.
Användning
RAFF-intyget används av företag, myndigheter, kommuner och andra organisationer som vill redovisa sina fordons användning på ett tydligt sätt. Det kan upprättas vid inköp, leasing, revision eller som en del av den löpande verksamhetskontrollen.
Intyget beskriver fordonets användningsområde, koppling till verksamhetens uppdrag samt var fordonet är placerat när det inte används. Det kan även innehålla uppgift om eventuell privat användning. Dokumentet fungerar som ett stöd för att visa att fordonet används i enlighet med verksamhetens syfte.
Ansvar och aktualitet
Verksamheten ansvarar för att uppgifterna i RAFF-intyget är korrekta och uppdaterade. Intyget bör ses över när fordon byts ut, när användningsområdet ändras eller vid nya organisatoriska förhållanden. Ett aktuellt dokument säkerställer att informationen kan användas vid kontroll eller revision utan kompletteringar.
RAFF-intyget bör förvaras på en plats där det enkelt kan tas fram vid behov, exempelvis i fordonet eller i verksamhetens administrativa arkiv.
Betydelse i praktiken
RAFF-intyget är ett stöd för att skapa ordning och tydlighet i hanteringen av fordon. Det underlättar för verksamheten att visa hur fordon används och gör det enklare att uppfylla krav på dokumentation vid kontroll eller granskning. Intyget bidrar även till enhetlighet i verksamhetens redovisning och hjälper till att förebygga felaktiga bedömningar kring privat användning.
Genom att ha ett upprättat RAFF-intyg kan verksamheten på ett tydligt sätt visa att fordon används i tjänsten och att den administrativa hanteringen sker enligt god ordning.
Sammanfattning
RAFF-intyget används för att dokumentera fordonets användning i verksamheten. Det visar i vilket sammanhang fordonet används, var det förvaras och om privat användning förekommer. Dokumentet är ett stöd för verksamheten vid redovisning, revision och kontroll, och bidrar till en tydlig och ordnad hantering av fordon.