Aktieboken är en obligatorisk handling i ett aktiebolag. Den ska visa vilka som är aktieägare och vilka aktier de äger. När bolaget bildas ska aktieboken upprättas i direkt anslutning till att stiftelseurkunden undertecknats, och de tecknade aktierna ska föras in omedelbart så att aktieboken speglar bolagets ägarbild från start.
Ladda ner och skapa en juridiskt korrekt aktiebok här.
Utgå från bolagets handlingar
För att skapa aktieboken korrekt behöver du arbeta utifrån bolagets dokumentation. Stiftelseurkunden visar vilka som tecknat aktier och hur många, och bolagsordningen visar bland annat om bolaget har olika aktieslag. Om du skapar en ny aktiebok för att den gamla har kommit bort behöver du dessutom ta fram handlingar som visar hur ägandet förändrats, till exempel överlåtelseavtal och beslut eller protokoll om nyemissioner.
Bygg upp aktierna med numrering och koppling till ägare
I ett vanligt aktiebolag ska aktierna finnas med i nummerföljd och varje aktie ska ha ett nummer. När du skapar aktieboken innebär det att du lägger upp en sammanhängande numrering som motsvarar bolagets totala antal aktier och kopplar aktienumren till respektive aktieägare. För varje aktieägare ska du också ange namn, personnummer eller organisationsnummer samt postadress. Om bolaget har olika aktieslag ska du ange vilket slag aktierna tillhör, och om aktiebrev finns ska det framgå.
Skapa aktieboken vid nystart
När bolaget är nytt blir processen enkel eftersom stiftelseurkunden ger startläget. Du för in stiftarna som aktieägare, registrerar deras uppgifter och kopplar deras innehav till aktiernas nummer. När detta är gjort ska aktieboken stämma med de tecknade aktierna och bolagets totala antal aktier.
Återskapa aktieboken om den är borttappad
När aktieboken saknas behöver du återskapa den genom att börja med startläget från stiftelseurkunden och därefter lägga in de förändringar som lett fram till dagens ägande. Det viktiga är att aktieboken, när du är klar, visar nuvarande aktieägare med korrekta uppgifter, att innehavet summerar rätt och att aktiernas numrering är sammanhängande och tydligt kopplad till ägarna.
Skriv in datum så att det blir tydligt när uppgifter gäller
När du skapar aktieboken och när du gör senare ändringar ska det vara tydligt när uppgifterna gäller. Datum för förvärv eller överlåtelse ska framgå så att det inte uppstår oklarheter om vem som är aktieägare vid en viss tidpunkt, särskilt om bolaget hanterar överlåtelser eller gör nyemissioner.